Nghị định 356: 5 nghĩa vụ doanh nghiệp cần triển khai ngay để tránh rủi ro và mức phạt lên đến 3 tỷ đồng
Với mức xử phạt có thể lên đến 3 tỷ đồng đối với một số hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và đến 5% doanh thu năm liền trước đối với vi phạm liên quan đến chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, Nghị định 356 đặt ra yêu cầu cấp thiết để doanh nghiệp rà soát toàn diện hoạt động xử lý dữ liệu và xây dựng lộ trình tuân thủ phù hợp.
Không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu pháp lý, việc tuân thủ còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro an ninh mạng, bảo vệ uy tín thương hiệu và nâng cao niềm tin của khách hàng.
Dưới đây là 5 nhóm nghĩa vụ trọng yếu mà doanh nghiệp nên ưu tiên triển khai.
Phạm vi áp dụng và những mốc thời gian cần lưu ý
Nghị định 356 áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân (bao gồm cả tổ chức nước ngoài) có hoạt động thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân của cá nhân tại Việt Nam.
Hai mốc thời gian quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý gồm:
Trong vòng 60 ngày
Doanh nghiệp phải lập và nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA) hoặc hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới kể từ thời điểm bắt đầu hoạt động xử lý tương ứng.
Trong vòng 72 giờ
Khi phát hiện sự cố lộ, mất hoặc vi phạm dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an.
Việc đáp ứng đúng các mốc thời gian này đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuân thủ.
Doanh nghiệp cần chỉ định bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về bảo vệ dữ liệu cá nhân (DPO hoặc chức năng tương đương) nhằm:
- Điều phối hoạt động tuân thủ.
- Làm việc với cơ quan quản lý.
- Tiếp nhận yêu cầu từ chủ thể dữ liệu.
- Phối hợp xử lý sự cố và các vấn đề phát sinh.
Đối với doanh nghiệp chưa có đủ nguồn lực nội bộ, mô hình DPO-as-a-Service có thể là giải pháp phù hợp trong giai đoạn đầu.
Đây là một trong những nghĩa vụ quan trọng nhất theo Nghị định 356.
Hồ sơ cần thể hiện đầy đủ:
- Loại dữ liệu cá nhân được xử lý.
- Mục đích xử lý.
- Các bên tham gia xử lý dữ liệu.
- Đánh giá tác động đối với chủ thể dữ liệu.
- Đánh giá rủi ro đối với hệ thống thông tin.
- Biện pháp giảm thiểu rủi ro.
Đối với doanh nghiệp có hoạt động chuyển dữ liệu ra nước ngoài, cần lập thêm hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới theo quy định.
Doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ các điểm thu thập dữ liệu như:
- Website
- Ứng dụng di động
- Landing Page
- CRM
- Biểu mẫu đăng ký
- Chính sách quyền riêng tư
- Email Marketing
Việc lấy sự đồng ý cần đảm bảo:
- Minh bạch.
- Rõ ràng về mục đích.
- Có khả năng chứng minh.
- Cho phép chủ thể dữ liệu rút lại sự đồng ý khi cần.
Nghị định 356 yêu cầu doanh nghiệp áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với mức độ rủi ro, bao gồm:
- Mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải.
- Kiểm soát, phân quyền truy cập.
- Giám sát hệ thống thông tin.
- Ghi nhật ký phục vụ truy vết.
- Phát hiện và cảnh báo bất thường.
- Bảo vệ hạ tầng CNTT và máy trạm.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, y tế hoặc thương mại điện tử, đây là nhóm yêu cầu cần được ưu tiên triển khai.
Thời hạn thông báo chỉ trong 72 giờ đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn quy trình ứng phó, bao gồm:
- Phát hiện sự cố.
- Phân loại mức độ ảnh hưởng.
- Huy động các bộ phận liên quan.
- Thực hiện cô lập và xử lý.
- Chuẩn bị hồ sơ báo cáo cơ quan chức năng.
- Rút kinh nghiệm và cải tiến sau sự cố.
Việc chuẩn bị từ trước sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và đáp ứng đúng yêu cầu pháp luật
Lộ trình tuân thủ được ICS khuyến nghị
Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp nên thực hiện theo lộ trình:
- Assessment – Kiểm kê dữ liệu và đánh giá hiện trạng.
- DPIA – Lập hồ sơ đánh giá tác động.
- Gap Analysis – Xác định khoảng cách giữa hiện trạng và yêu cầu của Nghị định 356.
- Compliance Report – Hoàn thiện hồ sơ và tài liệu quản trị.
- Remediation – Khắc phục các điểm chưa đáp ứng theo mức độ ưu tiên.
- Audit – Kiểm tra và đánh giá trước khi đưa vào vận hành.
Lộ trình này giúp doanh nghiệp triển khai tuân thủ một cách bài bản, tiết kiệm nguồn lực và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
ICS đồng hành cùng doanh nghiệp tuân thủ Nghị định 356
ICS cung cấp dịch vụ tư vấn, đào tạo và triển khai các giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân theo yêu cầu của Nghị định 356, từ đánh giá hiện trạng, lập hồ sơ DPIA, xây dựng quy trình quản trị đến triển khai các giải pháp kỹ thuật bảo vệ hệ thống.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị kế hoạch tuân thủ hoặc muốn đánh giá mức độ sẵn sàng, hãy liên hệ ICS để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ xây dựng lộ trình phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động.