Dữ liệu cá nhân hiện xuất hiện trong gần như mọi hoạt động: tuyển dụng, chăm sóc khách hàng, bán hàng, marketing, quản lý nhân sự, vận hành ứng dụng và làm việc với đối tác.
Vì vậy, tuân thủ không chỉ là cập nhật một biểu mẫu đồng ý. Doanh nghiệp cần hiểu mình đang thu thập dữ liệu gì, dữ liệu di chuyển qua những hệ thống nào, ai có thể truy cập và bên thứ ba nào đang xử lý dữ liệu thay mặt doanh nghiệp.
1. Rà soát dữ liệu đang thu thập và xử lý
Doanh nghiệp cần lập danh mục dữ liệu cá nhân đang nắm giữ, bao gồm dữ liệu khách hàng, nhân sự, ứng viên, đối tác và người dùng website.
Một số câu hỏi cần làm rõ:
- Dữ liệu nào đang được thu thập, lưu trữ hoặc chia sẻ?
- Dữ liệu được thu thập cho mục đích gì?
- Mục đích đó có thực sự cần tất cả các trường thông tin đang yêu cầu không?
- Dữ liệu đang được lưu ở đâu: hệ thống nội bộ, cloud, CRM hay nền tảng của bên thứ ba?
- Dữ liệu được lưu trong bao lâu và khi nào cần xóa hoặc hủy?
Việc rà soát này giúp doanh nghiệp giảm tình trạng thu thập dữ liệu quá mức, dữ liệu phân tán và dữ liệu tồn tại nhưng không còn rõ mục đích sử dụng.
2. Chuẩn hóa quy trình xử lý dữ liệu
Doanh nghiệp cần có quy trình rõ ràng cho toàn bộ vòng đời dữ liệu: thu thập, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ, chỉnh sửa, xóa và xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu.
Luật xác lập các quyền cơ bản của chủ thể dữ liệu, gồm quyền được biết, đồng ý, truy cập, chỉnh sửa và yêu cầu xóa dữ liệu. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đầu mối tiếp nhận và thời gian xử lý các yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân.bocongan.gov
Bên cạnh đó, quy trình cũng cần bao gồm:
- Phân quyền truy cập dữ liệu theo vai trò.
- Cơ chế ghi nhận và giám sát hoạt động xử lý dữ liệu.