Mỗi hợp đồng điện tử cần được quản trị xuyên suốt: ai có thẩm quyền ký, giao dịch được xác thực như thế nào, tài liệu có bị thay đổi hay không, dữ liệu được lưu ở đâu và doanh nghiệp sẽ xuất trình chứng cứ gì khi xảy ra tranh chấp.
Rủi ro không chỉ nằm ở chữ ký
Trong môi trường số, một hợp đồng có thể gặp rủi ro ngay từ quá trình đàm phán, phê duyệt, ký kết, lưu trữ đến thực hiện nghĩa vụ.
Các tình huống phổ biến gồm:
- Người không có thẩm quyền thực hiện hoặc phê duyệt giao dịch.
- Email giả mạo yêu cầu đổi tài khoản thanh toán hoặc thay đổi điều khoản.
- Tài khoản ký số bị chiếm quyền hoặc sử dụng chung.
- Hợp đồng bị thay đổi phiên bản nhưng không có cơ chế kiểm soát rõ ràng.
- Không thể truy xuất đầy đủ lịch sử giao dịch, thời điểm ký và bằng chứng xác thực khi có tranh chấp.
- Dữ liệu hợp đồng bị rò rỉ, mất mát hoặc không thể khôi phục khi hệ thống gặp sự cố.
Theo các chuyên gia tại tọa đàm về quản trị rủi ro hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần kiểm soát từ thẩm quyền, công cụ xác thực, dữ liệu đến chứng cứ điện tử trong toàn bộ vòng đời giao dịch.vietnamfinance+1